Východiskový stav
Spoločnosť sa zaoberá zakladaním s.r.o. a predajom „ready made“ spoločností. Každý obchodný prípad znamená manuálne vypĺňanie cca. 12 dokumentov z pripravených šablón, na základe dát dodaných zákazníkmi prostredníctvom mailom zasielaného formulára (.XLSX). Priemerná dĺžka vypĺňania dokumentov pre jedného zákazníka je zhruba 120 minút. Dokumenty vypĺňa asistentka, ktorá zároveň dokumenty zasiela klientom a zabezpečuje kontrolu a schválenie klientami. Asi 10-15% dokumentov obsahuje chyby, preklepy…
Zákazník však potreboval vytvoriť špecifickú sadu reportov a možnosť špecifických nastavení reportovacích období a túto možnosť e-shop neposkytuje. Zákazník si niektoré špecifické reporty vytváral sám na základe manuálne sťahovaných dát z e-shopu vo formáte .XLSX. Pre aktualizáciu reportov musel zákazník manuálne obnoviť dáta z najnovšieho stiahnutého súboru.
Väčšinu svojich potrieb však zákazník realizovať nevedel, preto oslovil nás.
Požiadavky na riešenie
- znížiť prácnosť prípravy podkladov pre zákazníkov
- zrýchli celý proces prípravy podkladov a komunikácie so zákazníkmi
- zníži chybovosť a potrebu opakovaného schvaľovania dát zákazníkmi
Benefity riešenia
- Zníženie časovej náročnosti z 2 hodín na 5 minút
- Ušetrených 500 pracovných hodín ročne
- Návratnosť nákladov menej ak 2 mesiace
- Zníženie chybovosti o 70%
- Zrýchlenie reakčného času voči svojim zákazníkom
500
zníženie prácnosti
2
návratnosť investície
70
zníženie chybovosti
RIEŠENIE
1. import a aktualizácia dát z e-shopu prostredníctvom XML
Klientovi sme do MS Excel nainštalovali doplnok Power Query a realizovali sme dátové napojenie na e-shopy prostredníctvom štandardu XML, ktoré e-shopy poskytovali a sadu selectov a prepočtov.
Vytvorili sme zákazníkom požadované kritériá (nový/ „starý“ klient; „veľko“/„maloobchodný“ klient), ktoré sa nenachádzali v dátach e-shopu a bolo ich treba vytvoriť na základe kombinácie iných dostupných dát.
Aktualizáciu dát sme optimalizovali do maximálne možnej miery, importujú sa len nevyhnutné dáta a všetky výpočty dát prebiehajú až na pracovnej stanici. Kompletná aktualizácia dát tak prebieha rýchlo i v prípade menej kvalitného pripojenia (mobil, wifi…).
RIEŠENIE
2. nastavenie reportingu
Nastavili sme požadovanú funkcionalitu – výber reportovacieho obdobia od do konkrétnej hodiny a dňa v týždni.
Aplikáciu sme vyvinuli tak aby jej používanie bolo maximálne jednoduché a rýchle. Všetko je auto-matizované, na ovládanie aplikácie stačí zadanie obdobia a 2 tlačidlá.
RIEŠENIE
3. vytvorenie dashboardu
Pripravili sme sadu reportov a vizualizácie dát v detaile pre každý požadovaný ukazovateľ i celkový prehľad podstatných ukazovateľov v DASHBOARDE.
Použili sme štandardné riešenia MS Excel, ale i špecifické na mieru pripravené grafy. Celý dashboard bol vytvorený na mieru zákazníkovi tak, ako mu to vyhovuje a tak, aby mal dokonalý prehľad na prvý pohľad.
